Astazi avem partea a III-a din seria articolelor despre agenda personala. Cititi articolul 1 si articolul 2 despre agenda personala.
Acum sa ne ocupam de piesa de rezistenta a agendei personale.
Agenda zilnica
Aceasta se intocmeste de obicei cu o zi inainte sau chiar la inceputul zilei respective. Ea contine forma finala cu activitatile propuse si la orele stabilite. Cand o alcatuiti, faceti-o cu larghete, lasati-va timp pentru drum, pentru masa (chiar daca este pranz de lucru), pentru socializare si pentru a respira.
NOTA: A respira constient si corect timp de zece minute aduce aer in plamani, duce sange in creier si ne face sa functionam in parametri optimi.
Hai sa vedem cum arata agenda zilnica si cum o folositi.
- O foaie de hartie format A4 sau A5.
- In partea din dreapta-sus scriem ziua, luna, anul (atentie la datele scrise de agendele cu programe de peste ocean unde apare intai luna apoi ziua).
- In partea din stanga, de sus in jos, notam orele de la 7 la 21 (cred ca ajung atatea ore). Daca activitatea se desfasoara intre alte ore evident ca le vei trece pe acestea (exemplu turele de noapte, evenimentele etc).
- Intre orele fixe lasa spatiu pentru jumatatile de ora (pentru cei rigurosi se pot nota si sferturile de ora).
- In partea din dreapta lasa spatiu pentru observatii. Acolo vei trece referiri la activitatile desfasurate, indeplinirea lor sau reprogramarea dar si activitatile aparute pe parcurs.
- Noteaza in dreptul orei respective doar activitatea pe scurt: subiectul, locatia si persoana de contact.
- Cand activitatea include deplasarea la locatie trece si timpul aferent drumului (atentie la previzionarea duratei de timp necesare: trafic, mijloc de transport, sezon etc).
- In partea de jos a paginii lasa un spatiu liber pentru o NOTA de maxim doua randuri.
Pentru ca o imagine face mai mult decat multe vorbe, mai jos dau un exemplu de organizare a agendei zilnice.
| vineri, 25 martie 2011 | ||
|
Ora
|
Activitatea
|
Observatii
|
| 7 | trezit/baie/cafea/vitamine | |
| 8 | plecat cu masina la client | luat benzina |
| 9 | intalnire client X prezentare produse | oferta personalizata |
| 10 | plecat sediu | mama la doctor luni (28 martie ora 7) |
| 11 | sediu discutii colegii | raport urgent pe 27 martie |
| 12 | verificat corespondenta/raspuns e-mail | programat client Y pentru maine |
| 13 | pauza de masa | “la colt” |
| 14 | dentist | nu mananc 2 ore |
| 15 | drum cu metroul la sediu | |
| 16 | redactat oferta personalizata client X, transmis | verific daca a primit-o |
| 17 | intalnire client Z semnare contract |
apa/cafea/ceai/patiserie |
| 18 | contract service Z maine | |
| 19 | verificat activitatile de azi programare pentru maine | client X revenire mail |
| 20 | plecat acasa cu masina | cumparaturi zilnice |
| 21 | acasa program de voie | |
| NOTA | ||
| DA | m-am prezentat bine la X, eram odihnit | |
| NU | mai semnez contracte la 5 dupa dentist | |
Recomandari
Pentru cei care sunt la inceput le recomand sa lucreze o perioada cu doua coloane de timp: una pentru propus si una pentru realizat. Daca timpul a fost corect estimat este in regula, puteti urma ca in exemplu de mai sus. La cel mai mic semn ca timpul de realizare se indeparteaza de timpul propus reluati agenda cu doua coloane pentru timp.
Agenda de contacte trebuie sa fie actualizata cu numere de telefon/adrese/persoane de contact fie pe agenda telefonica, fie prin organizarea cartilor de vizita. Stabiliti categorii de contacte de tipul: informatii generale, client, furnizori, concurenti, potentiali clienti, familie etc.
Din cand in cand actualizati agenda de contacte. Nu lasati numere de telefon inutile pe telefonul mobil, pe agende electronice sau alte dispositive. Verificati-le, arhivati-le. Cand notati numarul de telefon scrieti numele intreg si firma, fara prescurtari.
In ultimul articol din serie va voi prezenta alte cateva recomandari si trucuri pe care le folosesc eu.
2 răspunsuri
Buna dimineata! Am senzatia unei robotizari…
De avut insa in vedere in anumite situatii. Despre asta vreau sa scriu.
Da, am facut asta la inceputul vietii de adult, cand am trecut de la viata de student la cea de salariat-cu-casa-noua!!! Cand erau atat de multe de facut incat aveam liste ordonate cu cele necesare, liste de operatiuni, inclusiv de odihna, ca sa nu uit, pentru ca as fi in stare sa fac ce am de facut fara sa ma mai opresc! Asa e, cred eu, cand traiesti cu bucurie!!
Sau, pe parcursul vietii, schimband casele, trebuia sa fac zugraveli, remodelari de interioare, etc. Cand ma apuc, toate sunt puse in notes pe ‘caprarii’ cum spune frumos romanul !!!
Sau schimband serviciul…
In viata de zi cu zi, stim ce avem de facut in linii mari, doar evenimentele legate de altii – exemplul tau: client X – cred ca sunt de notat. Eu imi notez uneori lucrarile generale de avut in vedere, pentru ca fac acasa lucruri de amploare, la fel ca si la serv., dar total opuse ca scop.
Insa de acord pentru formarea unei linii generale de viata, mai ales in cazul unor schimbari majore, de la un tip de viata la altul…
Este absolut vitala agenda; a mea este in format electronic, cate o pagina pt fiecare luna, zzilele de weekend din tabel sunt colorate cu albastru :) asa am o privire de ansamblu si vad cat timp imi ramane efectiv pentru proiecte la lucru…Dar agenda de-i tot timpul langa mine (in poseta, la plaja!! da, da! e marcata si pe weekend-uri micuta de ea…). Si ca o observatie la postul Cristianei, crede-ma ca functioneaza! E super eficient si stii de ce? pen’ ca ce-i scris va fi si facut! Fara exceptie…nu ma intreba cum se intampla…da’ stiu ca se creaza o legatura magica :) intre ce-i in plan si ce e realizat…imi venise o bicicleta de curand ce trebuia montata, suruburi-surubele si tot felul de bare. Un simplu puzzle, da’ efectiv n-aveam chef de ea…si-o trecut dea 2 weekenduri si ma tot uitam lung la cutia ce ma indemna sa-mi iau inima-n dinti pana am pus-o frumusel in agenda si seara asta am reusit deja sa ma dau huta :) uneori si lucrurile marunte merita puse in agenda impreuna cu timpul necesar alocat!!! si da! imi place la nebunie ideea Corinei de feed-back pe final: da, a fost ok si nu si ce nu a mers! Mersi Corna, am de gand s-o implementez in agenda mea. La mine functiona in paralel cu agenda un caiet de idei…si acolo mai puneam astfel de feed-back de la diverse situatii.