Iata partea a doua din serie, continuarea articolului de data trecuta despre agenda personala.
Acum sa incepem sa ne ocupa de realizarea agendei personale. Cu totii avem o agenda personala. Felul in care arata ea ne poate spune ce trebuie sa imbunatatim pentru a eficientiza timpul pe care il avem la dispozitie.
Ce este agenda personala?
Agenda personala cuprinde un ansamblu de instrumente cu ajutorul carora iti organizezi mai bine timpul. Organizarea timpului influenteaza activitatea personala si cea profesionala in sensul valorizarii corespunzatoare a resurselor de care dispunem.
Agenda personala este „locul” in care apar toate activitatile tale si numai ale tale. In agenda personala nu face insemnari nicio alta persoana! Tu esti singura persoana care face inscrieri, modificari, adnotari si esti singura persoana care este raspunzatoare de realizarea agendei personale si de indeplinirea activitatilor prevazute in ea.
Ce contine o agenda personala
1. Agenda anuala;
2. Agenda lunara;
3. Agenda saptamanala;
4. Agenda zilnica;
5. Agenda contacte utile (nume persoane, numar de telefon, e-mail, website-uri etc).
Elementele necesare continute in agenda personala:
- CALENDAR;
- DATA – zi/luna/an;
- ORA – se noteaza orele fixe si jumatatile de ora (de la 7 la 21 spe exemplu);
- ACTIVITATEA programata;
- ACTIVITATI care apar pe parcurs;
- OSERVATII referitoare la stadiul realizarii activitatilor respective.
Sa vedem cum functioneaza
In agenda anuala vom trece:
- datele de nastere ale membrilor familiei, prietenilor, comemorarilor, aniversarilor etc;
- datele evenimentelor importante pentru organizatie (evenimente, conferinte deja stabilite);
- mentionarea platii impozitelor anuale (fie ca sunt personale sau ale firmei);
- perioada concediului;
- termenele proiectelor in derulare (etapele si finalizarea);
- sesiunile de examene, sustinerile de examene etc;
- tot ceea ce cunoastem din timp si suntem implicati personal.
In agenda lunara vom trece ceea ce avem de facut in perioada respectiva:
- scadente de plata;
- depuneri de documente;
- participarea la evenimente de afaceri/culturale/spectacole;
- instruirea personala – sesiuni de training;
- programari la servicii de intretinere a sanatatii;
- evenimente de familie;
- esalonarea si predarea lucrarilor;
- adaptam activitatile de realizat si previzionam pentru lunile urmatoare.
In agenda saptamanala vom mentiona activitatile importante de realizat si cele care sunt urgente. Vom prelua informatii din agenda anuala si din cea lunara plus ce apare pe parcurs sau care a devenit important si/sau urgent sau ce a mai ramas de realizat.
Atentie la efectuarea platilor urgente, fie ca sunt personale sau profesionale si rezolvarea situatiilor neprevazute cu furnizorii, clientii, partenerii. Programati-va o plimbare in parc, un sfarsit de saptamana la munte, o intalnire cu prietenii sau cu familia.
Cum folosim un block notes
Este foarte util pentru ca poti nota cand ai nevoie tot ce vrei. Aici poti scrie idei, pareri, drafturi, informatii de diferite facturi, liste de cumparaturi, programari la medic, orarul copiilor etc.
INDICATIE. Cand folosesti block notes-ul ai grija ca diferite categorii de informatii sa se regaseasa pe foi diferite scrise separat. Adica nu scrie pe aceeasi foaie numarul de telefon al unui potential client cu programarea la medic sau cu lista de cumparaturi sau cu un draft de afaceri.
Cand ajungi la birou sau acasa transfera informatiile de pe block notes la categoria careia ii apartine. Ia foile si “trimite-le” acolo unde le este locul.
Exemplu:
- lista de cumparaturi personale pe frigider, in portofel sau unde o tii de obicei;
- lista de cumparaturi pentru activitatea profesionala trimite-o persoanei care se ocupa sau transform-o in „necesar de material”;
- ideea de afaceri “pune-o bine” astfel incat sa mai dai cu ochii de ea si sa o revezi;
- informatiile despre furnizori/clienti (existenti sau potentiali), piata, concurenta, fiscalitate/legislatie etc. trimite-le colegilor si partenerilor si discuta cu ei despre acestea sau utilizeaza-le intr-un raport.
Pe masura ce informatiile sunt utilizate, foile trebuie aruncate pentru a nu te incarca inutil cu hartii. Acesta metoda este eficienta atat timp cat transferi informatiile acolo unde trebuie si in timp util.
Daca le lasi “peste tot si nicaieri” nu faci dacat sa consumi timp si energie. Daca le stochezi, depozitezi, arhivezi, nu te vor ajuta cu nimic. Dimpotriva, iti vor acupa spatiul si te vor incurca inutil. Acesta este cel mai efemer instrument al agendei personale, foloseste-l corespunzator!
In partea urmatoare vom vorbi despre agenda zilnica.
Un răspuns
Uoau….un model de agenda mai simpla si pentru oamenii mai putini atrasi de birocratie(sangvinicii ca mine)…eista?….sau tot una despre organizarea timpului insa nu care sa imi ia un sfert din zi doar completand-o?