Din cand in cand, prinsa in munca de zi cu zi, ma intreb: Cat de importanta este de fapt aceasta activitate? Si dupa ce am evaluat importanta, decid sa o continui, sa o aman pentru o data ulterioara, sa o deleg sau sa o abandonez…
Am invatat aceasta intrebare esentiala datorita lui Stephen Covey – cel care a revolutionat modul in care mediul de business percepe (si aloca) timpul.
Stephen Covey sustine ca ne petrecem timpul cu activitati ce pot fi clasificate in functie de urgenta si importanta. Astfel, urgent este ceva care “trebuie” sa se intample acum si ne cere o atentie imediata. Urgentele ne provoaca, ies in evidenta, aproape ca “tipa la noi”. Pe de alta parte, o activitate importanta este cea are substanta in timp, care aduce o contributie pe termen lung.
Iata cele 4 cadrane (descrise de Stephen Covey in “Eficienta in 7 trepte”, Editura Allfa, 2002):
Fiecare cadran este diferit si include un anumit tip de activitati.
Cadranul I (urgent si important) este cadranul oamenilor dominati de “crize si probleme”. Un om pe care l-am defini ca „stresat” isi petrece probabil mare parte din timp aici, rezolvand urgente si avand un stil de “manager pompier” (mereu in cautarea unui incendiu care trebuie stins).
In mediul profesional, multe organizatii isi petrec majoritatea timpului in acest cadran, avand chiar valori organizationale de tipul “sense of urgency” (simt al urgentei).
Cadranul I contine activitati importante, insa a sta foarte mult timp aici este extrem de obositor si aduce multa tensiune si oboseala pe termen lung.
Cadranul III (urgent si neimportant) este destinat activitatilor care se intampla repede (sau altii ne cer sa se intample repede) dar care nu au o importanta foarte mare in sine.
Este esential sa diferentiem intre cadranul I si III, deoarece multi manageri si multe organizatii fac aceasta confuzie – dau o importanta prea mare unor activitati in esenta banale. De exemplu, in organizatiile de vanzari este deseori considerat nepotrivit sa nu raspunzi pe loc la telefon, indiferent de momentul zilei in care te-ai afla. Aceasta asteptare iti poate induce presiunea de a te intrerupe intotdeauna cand suna cineva, chair daca apelul respectiv este relativ neimportant si poate fi amanat la un interval de timp rezonabil.
Cadranul IV (nici urgent, nici important). Aici regasim activitatile care “ne manaca” sau “ne pierd” timpul. Includem aici emisiunile la televizor la care privim fara un interes real, doar ca sa treaca timpul, “a treia cafea” cu colegul de serviciu, surfing-ul pe Internet fara a urmari ceva util, fumatul etc.
Este important sa programam in agenda noastra activitati si timp pentru relaxare benefica, care sa ne aduca placere (care pot fi sport, dans, timp cu familia si prietenii, pauza la locul de munca etc). In cazul in care nu vom include acest timp, inconstient ne vom lua pauze (de tipul activitatilor nici important, nici urgent) dar timpul petrecut asa nu va fi neaparat de calitate.
Cadranul II (important dar nu urgent)
A petrece cat mai mult timp aici este solutia unui management personal eficient. In acest cadran regasim activitatile care ne definesc, care sunt cu adevarat importante pentru noi. Cadranul II cuprinde acele activitati care nu “ard”, dar a caror amanare la nesfarsit ne va costa.
Aici includem “timpul de calitate” pe care il petrecem pentru a ne indeplini rolurile noastre fundamentale. Si iata cateva exemple: timpul de calitate petrecut cu familia, joaca impreuna cu copii, momentele de intimitate petrecute impreuna cu partenerul, impartasirea bucuriilor dar si a framantarilor alaturi de prietenii dragi, activitatile profesionale care ne aduc cu adevarat valoare si care ne imbogatesc…
Cum putem sta mai mult in cadranul II (important dar nu urgent):
- Asuma-ti responsabilitatea cu privire la timpul tau (si la viata ta). Timpul este viata ta iar tu decizi care este cel mai bun mod de a petrece acest timp pentru tine.
- Planifica. In mod paradoxal, pentru a avea mai mult timp este nevoie sa stim ce vrem sa facem cu el. Ia-ti regulat timp pentru planificare (de exemplu 2 ore pe saptamana) in care sa nu faci nimic, ci doar sa te gandesti la ce iti doresti sa faci. Timpul pentru planificare este cel putin la fel de important ca si timpul pentru actiune!
- Echilibru. Viata noastra este “rotunda” si implicit avem nevoie de o paleta suficient de mare de activitati si interese. Suntem in cadranul II in cazul in care activitatile noastre sunt suficient de diverse si se impart intre casa, relatie de cuplu, familie, activitate profesionala, relaxare, prieteni si spiritualitate.
Daca vrei sa afli mai multe despre cum poti sa scapi de tirania urgentei si sa te bucuri mai mult de timpul tau, te invit la seminarul “Time Peace”, 23 iunie, ora 18:30 in Strada Schitu Magureanu nr. 7 (mai multe detalii pe email raluca.mohanu [at] gmail.com).
12 răspunsuri
Felicitari pentru articol, Raluca! :)
Ai explicat excelent!
Buna, Raluca,
Am facut un lucru care m-a determinat acum 2 zile sa las orice planificare deoparte si sa stau nedezlipita de scaun, sa ascult si sa ‘plutesc ca visul de usor’ printre oameni cu sau fara riduri, invatati sau doar-pentru-sine-cercetatori, la Congresul de Dacologie cu tema Viata lui Mihail Eminescu.
Cat de neimportant sau poate doar cu condescendenta poate priviti aceste randuri… Poate ca as fi fost mai inspirata daca le scriam la postarile lui Octav… nu stiu, poate nici nu are importanta… L-am comparat chiar pe blogul meu pe Eminescu cu Da Vinci… Si acum, vrand sa scriu asta aici, mi-am dat seam ca ar fi trebuit sa fac aceasta comparatie exact invers.. Nici nu stim, nici nu banuim ca este adevarart, caci ceea ce invatam, ce aflam in mod curent despre Eminescu este o caricatura de proasta factura (nu dintre cele patrunzatoare..).. Si mai ales la o varsta in care textele de la scoala sunt importante doar pt. ca sunt obligatorii.. Si ramanem cu gustul ‘datului la o parte’, iar oamenii acestia raman ‘cu mana intinsa ca a regelui Lear’ undeva, pe la ‘colturile’ mandriei noastre de-loc-prea-bine-cugetate..
Atat, si cred ca am spus prea mult, intr-o lume in care trecutul, un anumit fel prezent si intelegerile viitorului sunt ca o fereastra care da catre calcanul casei lipite de a noastra…
Iata de ce am dat totul deoparte si am trait aceste zile in care totul a fost sub egida acelui IMPORTANT/NEIMPORTANT in universul sufletului nostru…
@ Octav – Multumesc :-)
@ Cristiana – Multumesc, un exemplu foarte bun despre ceva important pentru sufletul tau. Pentru mine, lucrurile/intalnirile importante sunt adevarate iesiri din timp, in care timpul se dilata si capata savoare…
Desi par foarte simple aceste lectii de time management din pucntul meu de vedere sunt foarte greu de aplicat
Acum 8-9 luni aveam in viata totul planificat cu To-do list, cu obictive saptamanale, lunare si obiective pe termen lung de un an. Mare lucru cu ele nu realizam mai ales ca de multe ori ma lasam in voia „chefului” de a face lucrurile.
Acum am lasat aceasta planificare si pastrez doar un calendar pe telefon cu toate intalnirile pe care am nevoie sa le retin. De foarte multe ori vin lucruri neprevazute la care am nevoie sa raspund imediat.
Acestea sunt cele 2 stagii in care m-am aflat. Nu stiu care dintre ele sa cred ca este mai bun. Voi ce spuneti?
Am ajuns la concluzia ca cel mai important lucru din viata noastra este… odihna! Daca esti odihnit te poti concentra asupra altor activitati. Daca esti obosit… lucrezi in gol, fara spor!
Raluca, trebuie sa-mi dai un miel de Paste, anul viitor. Eu sunt Ovidiu :D :P .
Sa-l imparti cu saracii, c-asa vreau eu! pentru ca ceva-ceva mi se cuvine si mie, foarte important, eu i l-am introdus pe Octav in campul vizual si acesta (campul, nu Octav!) a ramas amprentat pe retina, stii tu, structura’ceea care…… dar lasa.. nu e foarte important :) !!!
Bine, acum sa las gluma la o parte, mai ales ca am terminat de servit si masa ( :) ) cred ca as mai aduga un lucru. Daca – independent de vointa noastra – deodata se dovedeste ca ceva sau cineva a schimbat ordinea urgentelor (mai ales in serviciu, daca esti subaltern, dar slava Domnului! si acasa) important este sa nu ne pierdem cu firea si sa ne reorientam imediat necesitatile, prioritatile. Flexibilitatea se invata pas cu pas, intelegand necesitatile proprii – dar si pe cele ale altora, luandu-le in seama cu dorinta de rezolvare, si nu cu disperarea interioara/exteriorizata de a trebui sa facem asa ceva. Nu cu revolta contra unui sef sau a unui coleg, sau asupra vietii si sortii… cum face de obicei romanul!! lasa ca oricine, injurand de mama focului :)
Buna Paul,
Din ceea ce spui, pare ca acum ti-ai alocat timp si pentru „neprevazut”; o regula de time management este de exemplu ca 20% din timp sa il lasi „neplanificat”, tocmai pentru acest tip de activitati.
Raluca
@ Ovidiu, stiu ca esti Ovidiu (si nu Octav…), imi pare rau pentru confuzie :-(.
@ Cristiana, adevarat, imi ramasese in minte numele lu Octav din comentariul tau!
Buna Radu,
Total de acord! Cred ca daca suntem obositi nu doar ca nu putem lucra, dar nici nu putem planifica…
Raluca
Nu vreau sa te contrazic!!! Doar glumesc :) ! Se poate planifica si obosit/obosita… dar iese un plan prost. Decat sa faci un lucru (plan) aiurea, mai bine nu-l mai faci…