Externalizarea problemei

Solutia dintre solutii

Initial am vrut sa vorbim despre modul de gandire al lui Leonardo da Vinci sau de unul dintre conceptele despre care vorbeste Edward de Bono in cartile lui.

Insa, la inceputul saptamanii, unul dintre cititorii articolului Pruna si destinul a mentionat in comentariul lui ca uneori i se intampla sa nu se poata hotari intre solutiile pe care le-a gasit pentru situatia cu care se confrunta. De aceea, am promis ca vom discuta despre externalizarea problemei – o operatiune care ne ajuta mult sa identificam cea mai buna solutie dintre cele aflate la indemana.

Sa stii, sa intelegi, sa meditezi, sa creezi, sa analizezi si sa alegi

Pana sa ajungi sa iei o decizie, este necesara parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Etapa in care adunam cat mai multe date si informatii – in care stabilim care sunt informatiile de care mai avem nevoie si cautam sa le aflam. Este etapa datelor reci, a faptelor asa cum sunt, despuiate de perceptii personale, intuitii, banuieli. Verb – a sti.
2. Etapa de analiza si intelegere – in care punem totul cap la cap, sesizam relatiile dintre elemente, factori, evenimente, persoane etc. si efectul lor sinergic. Verb – a intelege.
3. Etapa de sedimentare a datelor si informatiilor acumulate anterior – in care, chiar si macar pentru o noapte, datele si informatiile „achizitionate” sunt lasate „la dospit”. Este un interval in care permitem inteligentei ascunse in creierul nostru sa „rumege” situatia, sa o judece prin prisma experientei anterioare, a modelelor de actiune desprinse din aceasta, a unor reguli inconstiente de combinare si recombinare. Verb – a medita.
4. Etapa generativa – in care procesele amintite anterior, la care se adauga si eforturile voluntare ale individului, se indreapta catre generarea unor noi perspective, catre re-asezarea pieselor puzzle-ului dupa noi reguli si dupa noi modele. Este etapa in care, de cele mai multe ori, se incalca presupozitiile si regulile anterioare. Verb – a crea.
5. Etapa analizei optiunilor si a luarii deciziei. Exista o seama de metode complexe, dezbatute mai ales in domeniul managementului, care pot fi aplicate in aceasta etapa. Ceea ce doresc eu sa prezint este insa o tehnica simpla, aflata mai mereu la indemana, care da rezultate foarte bune. Verbe – a analiza si a alege.

Cinci-plus-minus-doi

Ei bine, daca reusim sa generam mai multe solutii posibile dar nu stim pe care sa o alegem dintre ele, avem o problema serioasa, nu-i asa? Daca nu suntem iluminati cu un „wow!” instantaneu care sa ne ajute sa recunoastem varianta cea mai buna, cum vom sti care este solutia optima?

Problemele noastre se datoreaza, in fapt, unei limite a memoriei noastre de scurta durata. Noi nu putem tine minte, in acelasi timp, toate detaliile problemei si toate detaliile solutiilor ivite! Atunci cand dorim sa aducem unele elemente in atentie, le vom pierde pe altele, si tot asa. Cercetatorii spun ca oamenii nu pot opera cu mai mult de 5±2 concepte in acelasi timp. Ca sa va convingeti, incercati sa faceti in minte urmatorul calcul: 58×73 = ?

Daca nu v-a dat 4234, rezultatul la care ati ajuns nu este cel corect! Este destul de greu! Ca sa putem tine minte o cifra, o pozitie, o operatie, un rezultat, va trebui cateodata sa renuntam sa tinem minte altele. De aici si dificultatile.

Externalizarea problemei

Concluzia: nu putem vedea tabloul decat pe bucatele. Ori, ca sa le putem compara, trebuie sa le avem pe toate in fata. Exact asta ne ajuta sa facem tehnica despre care vreau sa vorbim: ne ajuta sa scoatem problema din minte pe un suport (ex. pe o foaie de hartie), astfel incat sa o putem examina in intregime, cu atentie, indiferent de cat de multe elemente ar compune-o. Metoda are aproximativ 200 de ani si s-a dovedit deosebit de eficace.

Se procedeaza foarte simplu: cu o linie verticala impartim o foaie in doua coloane. De o parte enumeram plusurile unei solutii si de cealalta plusurile solutiei cu care dorim sa o comparam. Taiem elementele care apar si intr-o coloana si in cealalta si judecam diferentele (adica ceea ce a ramas) pe baza unor criterii valorice.

Care dintre caracteristici sunt mai importante si de ce? In functie de ce criterii? Repetam apoi procedeul si pentru minusurile solutiilor pe care dorim sa le comparam. Apoi, in functie de rezultatele la care vom ajunge, alegem varianta care ni se arata a fi cea mai buna.

Daca nu avem de comparat solutii alternative ci doar urmarim sa analizam o anumita situatie/actiune/optiune, putem aplica externalizarea problemei in felul urmator: intr-una din coloane enumeram plusurile, in cealalta enumeram minusurile. Ceea ce se regaseste si intr-o coloana si in cealalta se taie, urmand ca decizia finala sa se bazeze pe diferentele raportate la o serie de criterii de interes pentru noi.

Este recomandabil ca listele cu enumerarile sa fie lasate deschise cel putin 24 de ore pentru ca, deseori, a doua zi inca mai gasim elemente care trebuie trecute fie de-o parte, fie de cealalta.

Evident, foaia trebuie sa ne stea la indemana, ca s-o putem completa ori de cate ori este nevoie. De aceea, este indicat ca etapa de analiza si de decizie sa nu se deruleze imediat ce s-a trecut la impartirea foii in cele doua coloane.

Cel putin pana la urmatoarea intalnire, va doresc optiuni nenumarate si decizii inspirate!