5 metode pentru evidenta veniturilor si cheltuielilor

Evidenta banilor este esentiala, dupa cum aminteam in Bazele finantelor personale. Pentru a contrala activ fluxul de monetar in primul rand trebuie sa poti avea in fata ochilor, la orice moment, situatia exacta a intrarilor (banii pe care ii castigi sau, in cazul finantelor familiei, sursele de venit ale acesteia) si a iesirilor (cel mai adesea prin cheltuieli sau, foarte important, banii economisiti – vezi articolul despre managementul cheltuielilor – si cei investiti).

De-a lungul timpului am testat mai multe variante de evidenta, de la cele tinute pe hartie la cele exclusiv digitale sau combinatii ale celor doua. Iata descrierea lor:

1. Evidenta pe hartie

Este cea ma simpla si mai ieftina dintre toate variantele. Si aici exista doua sub-variante.

A. tine toate bonurile, chitantele si facturile si un caiet cu centralizarile cheltuielilor. Exista mai multe variante de stocare: in dosare plic sau cu sina, in plicuri A5 sau A4, in cutii, in folii transparente. Acestea se pot organiza pe luni si apoi pe ani.

Avantajul metodei este dat de exactitatea sa. In orice moment poti sti unde ai cumparat un anumit obiect si in ce moment al zilei. De asemenea poti accesa bonuri si facturi in cazul in care ai nevoie de ele pentru probleme de garantie. Dezavantajul este ca aceste hartii ocupa spatiu.

B. Noteaza cheltuielile si tine evidenta centralizata (subtotaluri si totaluri pe categorii) intr-un caiet. Este o metoda mai compacta (elimini existenta bonurilor, facturilor si chitantelor) dar necesita timp pentru transcriere.

Metodele „pe hartie” pot fi atractive pentru faptul ca sunt ieftine si nu necesita tehnica sofisticata. De aceea ele sunt populare in randul persoanelor peste 40 de ani, dar nici asta nu e o regula.

2. Metodele 100% digitale

Si aici sunt sub-variante.

A. PDA sau telefon mobil. Odata cu miniaturizarea extrema a tehnicii de calcul a aparut posibilitatea de a digitiza pe loc informatia. La inceput PDA-urile au facut furori dar in momentul de fata smartphone-urile au egalat si chiar depasit capabilitatile PDA-urilor.

Ele pot gazdui cu usurinta fisiere excel cu evidenta cheltuielilor (ai un asemenea model in Bazele finantelor personale, derivat din cel pe care il folosesc eu) pe care la nevoie le pot transfera pe desktop pentru prelucrarea ulterioara sau pentru stocare. Mai ales aparatele ce prezinta tastatura incorporata sunt usor de folosit la introducerea datelor.

Acum cativa ani, cand aveam un PDA, imi tineam pe el evidenta cheltuielilor. Mi se parea trendy (de fapt ma dadeam mare): plateam la casa dupa care deschideam PDA-ul si notam cheltuiala. Asta a tinut pana cind mi-a trecut infatuarea si mi-am dat seama ca nu are rost sa fac parada: era mult prea greu sa folosesti PDA-ul de fiecare data cand cumperi ceva.

Sigur, pentru unii acest lucru nu prezinta un impediment. Prefera s-o faca „din mers” iar acasa sa se ocupe de altceva.

B. Scanarea bonurilor, facturilor si chitantelor. Pentru fanii „hardcore” ai lumii digitale, scanarea este o solutie. Poti sa memorezi intreaga informatie, o poti printa la nevoie si toate acestea cu economie de spatiu. Sunt avantaje de necontestat dar volumul de munca este mare.

C. Folosirea preponderenta a unei carti de credit/debit. Daca nu sunteti paranoici si nu va este teama de Big Brother, puteti opta pentru evidenta cheltuielilor pe cartea de credit. Este facila: nu trebuie sa scrii nimic, ai factura detaliata a cardului care iti spune cu exactitate unde, cand si ce ai cumparat.

Aceasta metoda este foarte populara in lumea occidentala dar are un mare dezavantaj in Romania: iti restrictioneaza locurile unde poti cumpara. Iar de multe ori, cele mai bune afaceri le faci la piata. In plus sunt multi comercianti care refuza din diferite motive (s-a stricat aparatura, tocmai am ramas fara banda pentru chitanta) folosirea aparaturii de citire a cardurilor.

3. Metode mixte

Imbina cele doua metode anterioare. Sunt o multime de variante:

• cu sau fara mentinerea tuturor bonurilor;
• cu mentinerea doar a bonurilor pentru produsele cu garantie, pe durata garantiei;
• cu sau fara evidenta digitala detaliata a tuturor cheltuielilor.

Metoda mea

Dupa incercarea mai multor variante, m-am oprit la urmatoarea combinatie:

• tin toate bonurile, chitantele si facturile pana acasa, unde le stochez intr-o cutie speciala;
• la sfarsitul lunii completez fisierul excel cu veniturile si cheltuielile dar numai in scopul centralizarii lor (nu scriu detaliat ce inseamna fiecare pozitie);
• retin bonurile, facturile si chitantele pentru produsele cu garantie intr-un dosar specializat.

Avantajul acestei metode este ca necesita cea mai putina munca (da, sunt lenes!) dar furnizeaza datele esentiale (evidenta centralizata a cheltuielilor, pe categorii si subcategorii).

Anual, fac o centralizare a cheltuielilor lunare, analizez, fac prognoze si bugetari pentru anul care vine (de obicei in zilele dinaintea Revelionului, daca nu sunt plecat de acasa).

Indiferent de tipul de evidenta care va satisface, va recomand un lucru: obisnuiti-va sa solicitati si sa tineti bonurile de casa si facturile (cu chitante) pe care le primiti. Le aduceti acasa si le puteti prelucra, fie zilnic, fie la un interval pe care il considerati potrivit. Chiar si in cazul in care sunteti fan impatimit al cartii de credit, vor exista locuri unde nu puteti plati cu aceasta, deci e necesar sa pastrati bonuri.

Varianta de a digitiza pe loc este greoaie si de multe ori imposibila. M-as distra copios sa va vad scriind intrari in PDA sau pe telefonul mobil cu trei plase atarnand in mana stanga si cu pepenele verde sub bratul drept! :)

Tu cum faci? Daca nu iti tii evidenta veniturilor si cheltuielilor, acest articol este un bun reper pentru a te informa si a incepe. Iti spun din experienta: cel mai greu este sa incepi. Acum, dupa ani si ani de tinere a evidentelor, nici nu pot sa-mi dau seama cum am putut trai fara sa stiu cu exactitate care este situatia mea financiara.

Daca nu controlezi banii, te vor controla ei pe tine!