Cu siguranta ai participat la evenimente de afaceri. Cu aceste ocazii, la fiecare participare, experienta ta se va imbunatati. Asa ca acorda atentie fiecarui detaliu!
Participarea la un eveniment de afaceri este importanta atat pentru organizatia din care faci parte cat si pentru tine personal. Cand primesti o invitatie la un eveniment de afaceri, fie ca iti este transmisa nominal sau este obligatie de serviciu ori doresti sa participi din proprie initiativa, fa astfel incat sa fructifici la maximum aceasta oportunitate.
Sa urmarim etapele care te conduc spre eficientizarea activitatii tale la evenimente de afaceri.
1. Studiaza continutul invitatiei
- Vezi daca subiectul este interesant pentru tine si/sau afacerea/organizatia ta.
- Studiaza programul, agenda si subiectele de discutie sau prezentarile.
- Confirma organizatorilor participarea ta furnizand numele, prenumele, functia, organizatia pe care o reprezinti si datele de contact.
- Completeaza formularul trimis de organizatori si remiteti-l in timpul indicat. In cazul in care vei fi insotit(a) specifica acest lucru si datele de contact ale persoanei respective.
2. Noteaza in agenda personala si a organizatiei data evenimentului
- Ai grija ca lucrarile curente sa fie efectuate la timp astfel incat sa nu te aglomerezi.
- Fa tot ce poti din timp pentru a te concentra pe ce ai de facut la eveniment.
- Anunta-ti colegii (partenerii, colaboratorii) ca in data de […] intre orele […] participi la eveniment si stabiliti un program pentru apelurile telefonice pentru a nu fi deranjat(a) inutil.
3. Informeaza-te cine sunt organizatorii evenimentului
- Culege informatii referitoare la organizatori, firme partenere, sponsori, vorbitori etc.
- Fa o lista cu participantii si calitatea lor (colaboratori, traineri).
- Urmareaste caror persoane (firme) a mai fost trimisa invitatia.
- Intocmeste o lista cu subiecte care te intereseaza si cu persoane/organizatii de contactat.
4. Pregateste-te
- Fa –ti carti de vizita in varianta actualizata.
- Tinuta sa fie adecvata si pregatita sa faca fata programului de lucru, anotimpului, climei.
- Exerseaza cum sa te prezinti pe tine si organizatia ta la acest eveniment.
5. Cum sa faci impresie buna
- Prezentarea la eveniment din timp constituie un avantaj: poti sa simti “pulsul”, sa cunosti organizatorii, sa studiezi materialele etc.
- Inregistreaza-te la eveniment si indeplinineste cerintele acestuia, lasa cartea de vizita la organizator.
- Pune-ti ecusonul (daca exista) astfel incat sa fie vizibil cand te prezinti si dai mana.
- Prezinta-te cu numele intreg (prenume si nume), functia pe care o ai (sau cu ce te ocupi) si numele organizatiei pe care o reprezinti.
- Cand vorbesti fii degajat si asculta-ti interlocutorul.
- In timpul unei discutii numara in gand cel putin pana la doi pana sa intervii si cand o faci fii sigur ca interlocutorul tau a incheiat.
- Vorbeste clar si la obiect si nu uita sa respiri (desigur fara a fi vizibil).
6. In timpul evenimentului
- Pune-ti telefonul pe “meeting” sau alt mod silentios si aseaza-l astfel incat sa vezi cine suna. Daca trebuie sa raspunzi iesi din sala in liniste.
- Respecta programul evenimentului (sesiuni si pauze).
- Pune intrebari clare si la obiect cand se fac invitatii de moderator sau vorbitor in acest sens.
- Asculta cu atentie vorbitorii astfel incat sa beneficiezi de toate informatiile furnizate.
- Foloseste pauzele de cafea sau de pranz pentru socializare (networking).
- Prezinta-te si fa schimb de carti de vizita, discuta despre eveniment si despre afacerea ta (la evenimentele de afaceri nu se discuta despre probleme medicale, copii, familie si nici alte subiecte “sensibile”).
- Asculta activ, „prinde” puncte de vedere, pareri (nu comenta organizarea, cateringul, prezentarile);
- Daca exista documente de completat fa-o cu sinceritate! Le va fi de folos organizatorilor.
La incheierea evenimentului multumeste organizatorilor!
Si in continuarea articolului (peste doua zile) vei mai primi cateva idei pentru finalul intalnirii de afaceri.
