De cele mai multe ori, succesul unui proiect (sau al unei afaceri) este influentat intr-o mai mare masura de calitatea comunicarii dintre participanti si nu atat de pregatirea profesionala a acestora. Comunicarea se dovedeste a fi baza oricarei relatii, fie ca e vorba de o relatie profesionala sau una amoroasa. Si totusi, de ce apar probleme in comunicare?
Precum spusele lui George Bernard Shaw, „problema cu comunicarea este iluzia ca aceasta a fost savarsita”.
Intr-o companie, apar deseori probleme de comunicare in momentul delegarii unor sarcini, acest lucru reprezentand o sursa continua de frustrari sau esecuri.
Un exemplu banal… il recunoasteti?
In acest caz, pot fi date numeroase exemple, insa eu ma voi limita la unul destul de comun: mi se comunica in cadrul unei sedinte faptul ca vanzarile trebuie revigorate si, in acest sens, sa pregatesc planul de actiune pe restul perioadei din anul in curs. Incep pregatirile intr-un mod frenetic, insa realizez ca obiectivele nu sunt clar definite. Cu toate acestea, merg mai departe si compilez un plan preliminar.
Sapt. 1: Trimit planul catre analiza. Niciun raspuns.
Sapt. 2: Primesc un raspuns ambiguu si indoielnic fata de masurile propuse. Cer lamuriri detaliate insa nimic.
Sapt. 3: Solicit o noua sedinta cu cei implicati in proiect. Intr-un final, este stabilita aceasta intrevedere in saptamana urmatoare.
Sapt. 4: Se desfasoara sedinta. In cursul acesteia, toti realizeaza ca nu avem obiective clare si tot ceea ce deriva din acestea (masuri, strategii, implementare, responsabili sau termene) sunt nerealiste si imposibil de pus in aplicare. Mai presus de toate, exista asteptari diferite!
Lasand la o parte acest exemplu, de cate ori am pierdut un client deoarece am delegat intr-un mod ineficient sarcina contactarii lui unui alt coleg? Poate de prea multe ori… Si intr-un astfel de moment se produce ruptura dintre participantii in comunicare, ceea ce provoaca frustari si neajunsuri in diverse planuri.
Vina e de ambele parti insa, atat de partea emitatorului (cel care transmite mesajul) cat si de partea receptorului (cel care primeste/receptioneaza mesajul). Mai apare si problema canalului de comunicare. Retineti un aspect: Verba volant, scripta manent (vorba zboara, scrisul ramane)!
Metode de eficientizare a comunicarii in afaceri
Iata 3 dintre acestea, vitale din punctul meu de vedere pentru o comunicare productiva:
- Rezultatul unei comunicari se recomanda a fi consemnat in scris si apoi trimis tuturor celor implicati (de obicei prin email cu solicitare de confirmare de primire), chiar daca e vorba de o simpla intalnire cu un client/furnizor sau o sedinta a consiliului director al companiei.
- Este utila stabilirea unei prioritati generale la nivelul unei companii in ceea ce priveste urgenta unei comunicari. Abordarea unui aflux de mesaje fara importanta, ne reduce timpul de lucru si ne distrage atentia de la lucruri cu adevarat importante.
- Acorda-ti o perioada bine definita a unei zile de lucru in care se te ocupi exclusiv de raspunsul emailurilor sau a diferitelor solicitari. Astfel o sa ai siguranta ca nu ai omis nimic.
Cum repari o comunicare deficitara sau chiar intreruperea acesteia?
In general, lipsa unei comunicari eficiente din cadrul unei companii are ca rezultat final reorientarea catre alte companii a angajatului frustat si lipsit de orice motivatie. Cum poate fi reparata aceasta relatie?
In primul rand, ar trebui consemnata munca acestui angajat si stabilit daca se doreste pastrarea acestuia sau nu. Intreruperea totala a unei comunicari e produsa in momentul in care asteptarile participantilor sunt total diferite. Precum eu ma astept ca directorul executiv sa ma sprijine in proiect, el se asteapta la rezultate din partea mea. Eu am o viziune asupra respectivului proiect, el alta… si asa mai departe.
Ei bine, trebuie asigurat faptul ca asteptarile tuturor sunt la acelasi nivel. Dar nu e de ajuns! Intr-o ultima faza trebuie facute concesii si noi cereri, trebuie „redesenate” regulile jocului, astfel incat sa nu se ajunga din nou la faza ce a produs ruptura.
Comunica des, comunica bine, nu-ti fie frica sa comunici! Comunicarea in toate ipostazele sale e baza succesului oricarei relatii si automat a oricarei afaceri.
